shutterstock_6126868

Een administrateur (hoofd administratie) is iemand die beroepsmatig de (financiële) administratie bijhoudt voor een bedrijf, vereniging of stichting. Bij het midden- en kleinbedrijf wordt deze taak vaak door één persoon uitgevoerd. Bij grotere bedrijven wordt de administrateur bijgestaan door diverse medewerkers met ieder hun eigen werkgebied en verantwoordelijkheden.

In dat geval worden er ook leidinggevende taken toegevoegd aan de werkzaamheden van de administrateur. Vaak volgt dan voor de functie een promotie tot de titel van Financieel manager.

Niet beschermd, wel eisen

In veel landen is, net als in Nederland, het uitvoeren van dit beroep en het voeren van de titel administrateur niet wettelijk beschermd. Iedereen mag zich administrateur noemen. Toch blijkt in de praktijk dat doorgaans wel bepaalde opleidingseisen gesteld worden. Een administrateur houdt zich bezig met de volgende onderdelen in een bedrijf of organisatie.

Boekhouding

De administrateur, of een van zijn/haar medewerkers, verwerkt alle binnengekomen financiële documenten in de boekhouding van het bedrijf. Tegenwoordig gebeurt dit bijna altijd door middel van een geautomatiseerde boekhouding. Hiervoor worden gespecialiseerde softwarepakketten gebruikt. Alle uitgaande en binnengekomen facturen worden ingeboekt in de debiteuren- en crediteurenadministratie. De bankafschriften worden verwerkt in de kas-, bank- en giroboeken. Voor een betrouwbare boekhouding is het essentieel dat hierin geen fouten gemaakt worden.

Personeelsadministratie

Voor de personeelsadministratie worden verschillende gegevens verzameld en verwerkt van personeelsleden. Hierbij hoort het aan- en afmelden bij de juiste instanties. Alle ziektemeldingen en verlofaanvragen van de personeelsleden moeten verwerkt worden in de personeelsadministratie. Vanwege de overeenkomsten in administratieve werkzaamheden en  vanwege de koppeling met salarisbetalingen, zijn administrateurs ook bij deze activiteit betrokken.

Salarisadministratie

Op basis van de personeelsadministratie vindt de salarisadministratie plaats. De bruto-netto berekeningen, controle van de salarisstroken en verwerken van de aanpassingen en beslagleggingen van de individuele personeelsleden moeten precies worden uitgevoerd. Onderdeel hiervan is de beantwoording van de vragen van de personeelsleden over hun eigen salaris en alles wat ermee samenhangt.

Liquiditeitsbeheer

Een van de belangrijkste taken van de administrateur is het beheer van de liquiditeit oftewel de bank- en kastegoeden. De betaling en ontvangsten moeten in balans zijn en gepland worden. Kredieten en spaartegoeden moeten gecontroleerd en bijgehouden worden.

Correspondentie

Alle correspondentie over de financiële zaken van het bedrijf worden gevoerd door de administrateur. Daaronder vallen onder andere de facturen, herinneringen en aanmaningen. Ook de correspondentie met de belastingdienst valt onder de verantwoordelijkheid van de administrateur.

Rapportage

Een belangrijk onderdeel van de taken van een administrateur is het rapporteren van de stand van zaken betreffende de organisatie. Dit gebeurt periodiek, bijvoorbeeld maandelijks. Voor sommige rapportages gelden ook wettelijke verplichtingen. Rapportages kunnen zowel intern aan de directie en de andere afdelingen, als extern aan de verschillende instanties worden gedaan. Voorbeelden van externe partijen waaraan in Nederland gerapporteerd moet worden zijn de belastingdienst, het UWV, en het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Verantwoordelijkheden

De administrateur is verantwoordelijk voor de juiste en precieze verwerking van alle administratieve werkzaamheden, financiële boekingen, rapportages intern en extern, innen van de klanten, betalen van de leveranciers, het doen van de belastingaangiften, en nog veel meer.

Een administrateur heeft doorgaans een diploma op mbo-niveau 4 of Hbo-niveau. Voorbeelden van HBO diploma’s zijn SPD Bedrijfsadministratie en HBO Bedrijfseconomie. De diploma’s van de Stichting Nederlandse Associatie voor Praktijkexamens zijn ook populair: Praktijkdiploma Boekhouden (mbo niveau 4) en Moderne Bedrijfsadministratie (mbo+ niveau). Daarnaast zijn er cursussen voor de diverse softwarepakketten en vaardigheden op administratief gebied.

Lees meer over: